POLITICA DE TRATAMIENTOS DE DATOS DE PICO HERMANOS S.A.S.

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POLITICA DE TRATAMIENTOS DE DATOS DE PICO HERMANOS S.AS. Generalidades El artículo 15 de la Constitución política de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información. La Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. Tanto los literales k) del artículo 17 como f) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”. El artículo 25 de la misma ley ordena que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la Ley 1581 de 2012. El capítulo III del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 reglamenta algunos aspectos relacionados con el contenido y requisitos de las Políticas de Tratamiento de Información y los avisos de privacidad. PICO HERMANOS S.A.S está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, empleados, proveedores, contratistas, accionistas y terceros en general. Por eso, adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de dichos datos. Estos datos pueden almacenarse en cualquier soporte físico o electrónico y se ser tratados de forma manual o autorizada. Definiciones  Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.  Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.  Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.  Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.  Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.  Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.  Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.  Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.  Titular: Para efectos de esta política se entenderán como titulares de datos personales, personas naturales o jurídicas entre ellas los trabajadores (incluyendo aprendices), los proveedores y clientes.  Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.  Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.  Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Marco legal Constitución Política de 1991 artículos 15 del Habeas Data, 20 y 74 sobre acceso a la información.  Ley 1266 del 31 de diciembre de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”.  Ley 1581 del 17 de octubre 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.  Decreto Reglamentario 1377 del 27 de junio de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” Objetivo de la política Establecer los criterios bajo los cuales PICO HERMANOS S.AS. realiza el tratamiento de la información personal de terceros que reposa en la base de datos, archivos físicos y electrónicos. Alcance La política aplica a toda aquella información de carácter personal, que sea obtenida por PICO HERMANOS SAS en el desarrollo de sus actividades, así como las finalidades, medidas de seguridad y otros aspectos relacionados con la protección de la información personal. La presente política de tratamiento de datos se encuentra dirigida a:  Empleados  Proveedores  Cliente  Encargados de la información  Cualquier titular de la información, ya sea actuando en su nombre, o como representante legal, que con ocasión, a las actividades que se encuentre vinculado con PICO HERMANOS SAS, se requiera de su información personal para el desarrollo de las mismas. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Tipos de bases de datos personales: Pico Hermanos S.A.S tiene diferentes tipos de bases de datos, las cuales se clasifican en las siguientes categorías. o Clientes o Proveedores o Empleados o Nomina o Contratistas Tipos de datos que recoge PICO HERMANOS S.A.S. La ley 1266 de 2008 define los siguientes tipos de datos de carácter personal: o Dato privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular”. o Dato semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266. o Dato público: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados”, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. “Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas”. Adicionalmente, la ley 1581 de 2012 establece las siguientes categorías especiales de datos personales: o Datos sensibles: Son “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”. o Datos personales de los niños, niñas y adolescentes: Se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes”. Tipo de información registrada Para facilitar el contacto con los Titulares, se registrarán y conservarán los datos personales o cualquier información vinculada que pueda asociarse a la persona. PICO HERMANOS S.A.S obtiene los siguientes datos: o Cuando el trabajador se vincula a la empresa o Datos generales de identificación de la empresa o Datos de ubicación de las personas. o Datos relacionados con la salud de las personas. o Datos relacionados con la historia laboral. o Nombre, direcciones y números de teléfono o Fecha y lugar de nacimiento, así como su género o Direcciones de correo electrónico. o Información necesaria para facilitar el contacto u otros servicios, incluyendo información familiar o laboral. o Número de cédula. o Identificación, representación y existencia en caso de personas jurídicas Deberes del titular El Titular debe garantizar la veracidad de la información que proporciona a HERMANOS PICO S.A.S y actualizar su información de manera oportuna. En caso de falsedad en la información suministrada, PICO HERMANOS S.A.S se exime de cualquier responsabilidad. Responsable del tratamiento de datos personales. En esta Política se identifica como Responsable de los datos personales a: PICO HERMANOS S.A.S NIT 900724242-8 Calle 11ª # 73ª - 29 Bogotá D.C., Colombia Tel: 2925951 Diana_pico_938@hotmail.com Deberes del responsable El responsable se compromete a proceder bajo los lineamientos normativos para garantizar, en la medida de lo que le corresponde el ejercicio de los derechos de los Titulares de los datos personales, obtenidos en el desarrollo de sus funciones. Utilización de la información HERMANOS PICO S.A.S utiliza información personal para contactar a los titulares, a los cuales se les pueda brindar información sobre sus actividades comerciales. HERMANOS PICO S.A.S no vende la información de sus usuarios ni comparte los datos personales sin autorización del Titular. Transferencia y transmisión de datos personales HERMANOS S.A.S cumple con lo establecido en el artículo 26 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y se abstiene de transferir datos personales de los Titulares a otros países que no cuenten con iguales o superiores estándares de protección. Sin embargo, procederán las siguientes excepciones: Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:  El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.  El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.  El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.  El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.  El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán Procedimientos para consultas y reclamos Consultas: Las consultas realizadas por el Titular o sus causahabientes serán atendidas por HERMANOS PICO S.A.S en un término de (10) días hábiles a partir del recibo de la solicitud, prorrogable por un término máximo de (5) días hábiles Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de PICO HERMANOS S.A.S debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en esta política, podrán presentar un reclamo el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al área Administrativa y Financiera de HERMANOS PICO S.A.S, por correo convencional a la dirección Calle 11ª # 73ª - 29 Bogotá Colombia, o por correo electrónico al correo picohermanossas@hotmail.com con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer. El término máximo para atender el reclamo de esta naturaleza será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, el cual se podrá prorrogar por un término máximo de ocho (8) días hábiles. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Antes de acudir a la entidad encargada de vigilar el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, el Titular debe tramitar inicialmente su reclamo con PICO HERMANOS S.A.S a través de los medios y canales dispuestos para tal fin. Acuerdo de confidencialidad y seguridad de la información Para HERMANOS PICO S.A.S la Confidencialidad es un principio ético fundamental inmerso en el desempeño de sus Procesos Institucionales. De esta manera, es responsable de garantizar la protección de la información frente a un mal uso o acceso injustificado y asegurar su adecuado manejo solo por parte de personas autorizadas. Es por esta razón que hay establecido un Acuerdo de Confidencialidad al interior de la organización, que busca encaminar sus acciones bajo este principio, a través de los mecanismos definidos para cada tipo de información, entre ellos la protección y buen uso de los Datos Personales registrados de sus trabajadores, proveedores, clientes y otras partes interesadas. Adicionalmente, HERMANOS PICO S.A.S promueve herramientas de capacitación y entrenamiento para cumplir con esta política. Cumplimiento de la ley de protección de datos personales HERMANOS PICO S.A.S asegura la protección de los datos personales de los Titulares adoptando las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias. De igual manera evita la adulteración, pérdida o uso no autorizado. Modificaciones y vigencia HERMANOS PICO S.A.S se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento y notificará a los Titulares sobre cualquier cambio, con la actualización del contenido en los medios establecidos y en los documentos que la incluyan.

 

Diego Alejandro Pico Noriega

Representante Legal